Ik ben altijd al van het plannen geweest, voor mij werkt dat super fijn!

Een weekplanning maken is voor mij een routine geworden en helpt mij realistisch te plannen.

Een weekplanning geeft me een goed overzicht in wat me te doen staat waardoor ik zelf de regie houd over mijn tijd. Wanneer anderen mij vragen iets op te pakken, zie ik in één oogopslag of dat in mijn planning past, of niet.

Regelmatig wordt mij de vraag gesteld:

‘Maar wanneer en hoe doe je dat dan? Dat kost toch ontzettend veel tijd?’.

Deels klopt dat wel maar, het kost tijd om een weekplanning te maken, maar het levert me juist meer tijd op! Het helpt me de dingen te doen die ik wil of moet doen. Ik weet precies wat me te doen staat en zorgt ervoor dat ik  goed voorbereid ben.

Een weekplanning geeft mij overzicht en rust.

Iedere vrijdag neem ik daarom een moment de tijd om mijn planning voor de komende week te maken. Zo ga ik met een ontspannen gevoel het weekend in en ga ik de nieuwe week fris van start.

En dat gun ik jou ook!

7 Tips voor het maken van een weekplanning

Plan tijd om te plannen

Het is belangrijk om tijd te reserveren voor het maken van een weekplanning. Kies hiervoor wekelijks een vaste dag en een vast tijdstip

Trek er ongeveer een half uur voor uit. Start je voor het eerst met het maken van een weekplanning? Reserveer dan de eerste paar keer wat meer tijd, je moet er tenslotte nog even inkomen 😉

Gewoonte

Het kiezen van een vast moment en een vaste tijd helpen je om van het maken van je planning een gewoonte te maken. Plan dit moment iedere week voor de komende drie maanden in en hou je er ook aan. Zo wordt het langzaam maar zeker onderdeel van je routine en gaat het je steeds gemakkelijker af.

Afspraken

Plan eerst de afspraken met jezelf in. Voor mij zijn sporten en wandelen onmisbaar om goed te kunnen functioneren en ik vind het heel belangrijk daar tijd voor vrij te maken.

Daarom plan ik deze als eerste in. Op die momenten kan ik dus geen andere afspraken plannen of taken oppakken.

Plan daarna de andere afspraken in. Houd rekening met eventuele reistijd, voorbereidingstijd en uitwerktijd. Reserveer dus rondom je afspraken ook extra tijd voor deze dingen. Zo heb je al een meer realistisch beeld van de tijd die nog rest.

Taken

Nu je afspraken ingepland zijn, kijk je naar de taken die komende week gedaan moeten worden. Maak onderscheid tussen taken die minder dan 15 minuten duren en taken die langer dan 15 minuten duren.

Taken die langer dan 15 minuten duren plan je in je agenda in. Taken die korter dan 15 minuten duren, noteer je op je takenlijst.

Heb je een aantal taken die korter dan 15 minuten duren? Bundel deze korte taken en reserveer hiervoor 1 à 2 x per week 1 uur om deze taken van je takenlijst weg te werken.

Zo voorkom je dat je allerlei kleine en losse taken in je agenda noteert waardoor deze erg vol oogt en onoverzichtelijk kan worden.

Werk in blokken

Cluster zoveel mogelijk gelijksoortige taken. Plan hiervoor blokken in je agenda in.

Denk bijvoorbeeld aan mailmomenten, het doen van je administratie, je huishoudelijke taken etc. Doe gelijksoortige taken bij voorkeur achter elkaar. Zo hoef je niet steeds te schakelen en werk je ze in één moeite af.

Lucht en ruimte

In de praktijk hoor ik geregeld dat het vaak toch niet lukt bepaalde taken op te pakken want ‘er komt altijd wel wat tussendoor’. En dat klopt.

Houd daarom rekening met onverwachte zaken. Er komt altijd wel iets of iemand tussendoor of een taak kost meer tijd dan je had ingeschat. Zelf plan ik per dag ongeveer één à anderhalf uur ‘lucht en ruimte’ in mijn agenda in.

Zo ondervang ik onverwachte situaties. Kortom: prop je week niet helemaal vol met afspraken en to-do’s.

Werk vanuit je planning

Hou je weekplanning altijd bij de hand. Kijk aan het einde van de dag wat er morgen op de planning staat. Zo is het meteen duidelijk wat je te doen staat en verschijn je goed voorbereid aan de start.

De theorie is natuurlijk heel mooi, maar de praktijk kan een stukje weerbarstiger zijn. Wees daarom niet al te streng voor jezelf. Lukt het een dagje niet? Pak dan morgen de draad weer op.

Succes met het maken van je weekplanning!

Tip!

Vermijd de meest gemaakte plan fouten met deze 5 tips.

Wil je meer weten of heb je een vraag?

Heb je vragen of wil je meer weten over de coaching mogelijkheden? Aarzel niet en laat het me weten, ik beantwoord je vragen met alle plezier.

Ik kijk uit naar je bericht!